Proč jsou návštěvy zahraničních delegací tak specifické?

Na rozdíl od běžných meetingů je návštěva:

• logisticky složitější,

• časově více vrstevnatá,

• plná různých aktivit,

• často propojená s prohlídkou výroby,

• plná prezentací a mini-jednání,

• kulturně odlišná.

Aby proběhla úspěšně, musí se spojit:

• obchod,

• marketing,

• výroba,

• bezpečnost,

• management,

• komunikace.

Tlumočník je hlavní osoba, která drží návštěvu pohromadě.
Zajišťuje hladký průběh a perfektní porozumění mezi všemi účastníky.

1. Jak probíhá návštěva zahraniční delegace krok za krokem

Fáze 1: Příprava před příjezdem delegace

Firma musí:

• poslat návštěvníkům program,

• domluvit BOZP školení,

• definovat osoby, které budou delegaci doprovázet,

• připravit prezentace,

• připravit výrobní haly k prohlídce.

Tlumočník dostává:

• program,

• prezentace,

• jména návštěvníků,

• agendu meetingů,

• materiály k BOZP.

Fáze 2: Přivítání a úvodní část návštěvy

Tlumočník překládá:

• přivítání,

• small talk,

• představení účastníků,

• vysvětlení programu dne.

První dojem ovlivňuje celý zbytek návštěvy.

Fáze 3: Firemní prezentace

Zde tlumočník překládá:

• základní informace o firmě,

• strategii společnosti,

• historii,

• výrobní procesy,

• klíčové produkty.

Nesmírně důležité je tempo prezentace a jasná struktura.

Fáze 4: Prohlídka výroby

Jedna z nejdůležitějších částí.

Tlumočník zajišťuje komunikaci mezi:

• mistry,

• techniky,

• vedením výroby,

• zahraničními partnery.

Tlumočí:

• BOZP pravidla,

• technologické postupy,

• ukázky strojů a linek,

• dotazy hostů,

• vysvětlení výrobních procesů.

Fáze 5: Diskuze a obchodní jednání

Po prohlídce následuje:

• obchodní diskuze,

• otázky ke kapacitám,

• cenové nabídky,

• spolupráce na projektech,

• plánování budoucích dodávek.

Zde je nutná absolutní přesnost.

Fáze 6: Oběd / networking část

Překvapivě důležitá fáze.

Některé kultury (např. italská) staví na osobním vztahu.
Tlumočník pomáhá udržet:

• přirozený tón konverzace,

• lehkost,

• humor,

• přátelské prostředí.

Fáze 7: Závěrečný meeting a shrnutí

Tlumočník překládá:

• shrnutí dne,

• závěry,

• akční body,

• follow-up,

• domluvu dalších kroků.

2. Co nejčastěji kazí návštěvy delegací (a jak to řeší tlumočník)

❌ 1. Nepřipravený program

Chaotické přechody mezi částmi delegaci stresují.

❌ 2. Těžko pochopitelná prezentace

Dlouhé odstavce → nemožné tlumočit.

❌ 3. Hluk v hale při prohlídce

Tlumočník musí důležité části „zastavit“ a přeložit je mimo hluk.

❌ 4. Kulturní rozdíly

Italové mluví dlouho, Němci stručně, Češi někdy příliš suše.
Tlumočník umí tón sladit.

❌ 5. Rozptýlení pozornosti při obchodní diskuzi

Tlumočník hlídá:

• strukturu,

• pořadí mluvčích,

• tempo,

• klíčová rozhodnutí.

❌ 6. Nedostatek času na překlad závěrů

Přitom právě závěry rozhodují o budoucí spolupráci.

3. Jaké dovednosti musí mít tlumočník pro delegace

✔ schopnost pracovat v pohybu (zasedačka → hala → kancelář)

✔ výborná obchodní a technická terminologie

✔ orientace ve výrobě

✔ práce v hluku a rychlých změnách prostředí

✔ silná komunikace s managementem

✔ schopnost udržet dobrý tón a atmosféru

✔ profesionální neutralita a reprezentativní vystupování

4. Tabulka: Typické části návštěvy a role tlumočníka

5. Checklist: Jak připravit delegaci se zahraničními partnery

✔ poslat program dopředu

✔ zajistit BOZP školení

✔ připravit prezentace vhodné pro tlumočení

✔ připravit haly a stroje

✔ definovat osoby, které budou delegaci doprovázet

✔ poskytnout tlumočníkovi materiály a seznam zkratek

✔ nechat prostor na networking

FAQ

Tlumočí se návštěvy delegací spíše konsekutivně nebo simultánně?
95 % je konsekutivně, při prezentacích lze použít simultánní.

Musí být tlumočník u BOZP školení?
Ano, pokud hosté nerozumí jazyku školitele.

Tlumočí se i neformální část (oběd)?
Ano — je to důležitá část budování vztahu.

Kolik času je ideální pro přípravu?
Alespoň 1 den, ideálně více.

Shrnutí

Návštěva zahraniční delegace je komplexní událost, která kombinuje prezentace, obchodní jednání, prohlídky výroby a neformální networking.
Tlumočník je centrální osoba, která zajišťuje:

• hladký průběh,

• přesné předání informací,

• profesionální atmosféru,

• kulturní porozumění,

• jistotu při rozhodování.

Bez správného tlumočníka může i dobře připravená delegace selhat.

Potřebujete tlumočníka pro návštěvu zahraniční delegace?

Zajistíme profesionální tlumočníky pro prohlídky továren, prezentace, obchodní jednání i VIP návštěvy.

➡️ Kontaktujte nás a rezervujte termín